Beschleunigte Informationssuche in einem komplexen Unternehmen

In einem vielschichtigen Unternehmen wie IAV, mit zahlreichen Kunden, Projekten, Standards und Standorten, gibt es auch zahlreiche Lösungen, Wissen abzulegen. Das Problem: Die einen Mitarbeiter fragen sich, wo sie Wissen am besten ablegen, und andere wissen nicht, wo sie suchen sollen. Mit dem IAV Wisdom Bot existiert nun eine Lösung, die benötigte Informationen auf eine einfache Anfrage hin sofort zusammenfasst und entsprechende Links bereitstellt.

„Unser Ziel ist es, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zugang zum umfassenden Wissen von IAV zu ermöglichen“, sagt Robert Mayer, Projektleiter des IAV Wisdom Bots. Der Bot passt sich dabei den individuellen Bedürfnissen und Kompetenzen der User an: Ein Kollege ohne IT-Kenntnisse erhält beispielsweise eine vereinfachte Antwort, während IT-Fachleute Informationen mit Fachvokabular erhalten.

Einblick in den IAV Wisdom Bot

Der IAV Wisdom Bot kann über MS Teams, der Standardsoftware bei IAV, genutzt werden. Nutzer:innen erhalten eine Zusammenfassung sowie Links zu den Originalquellen. Die Wissensquellen, aus denen der Bot schöpfen kann, sind zahlreich und vielfältig. Im Bot lassen sich Bilder und Dateien zur Analyse hochladen. Ein weiterer wichtiger Meilenstein ist die rechtliche Absicherung des Bots bis hin zu vertraulichen Daten, sodass die Mitarbeitenden den Bot sicher für berufliche Zwecke nutzen können.

Positive Auswirkungen auf die Informationsgewinnung im Unternehmen

Der IAV Wisdom Bot verändert und beschleunigt die Art und Weise, wie Wissen im Unternehmen geteilt wird. Informationen können zentral abgerufen werden, wodurch aufwendige Suchen in den IAV-Systemen entfallen und die Informationsgewinnung erheblich beschleunigt wird.

Robert Mayer erklärt: „Der Einsatz von KI im Engineering erfordert Vertrauen in den neuen Kollegen – ein Vertrauen, das durch Wissen und eigene Erfahrungen entsteht. Genau dies fördern wir mit dem IAV Wisdom Bot.“

„Hi AI“-Kampagne: Den neuen „Mitarbeiter“ kennenlernen

Begleitet wird die Einführung des IAV Wisdom Bots durch die „Hi AI“-Kampagne, die sich auf IT-Kulturmaßnahmen rund um Digitalisierung konzentriert. Ziel ist es, nicht nur einen neuen Dienst bereitzustellen, sondern unsere Arbeitskultur nachhaltig zu verändern. Zudem arbeitet das Team bereits an der externen Vermarktung dieses einzigartigen Services. „Wir nutzen den Bot selbst für 6.500 Mitarbeiter, betreiben und entwickeln ihn kontinuierlich weiter – und können unsere Erfahrungen direkt teilen“, so Robert Mayer.

Vertrauen und Datenschutz durch personalisiertes Datenmanagement

Wie in der echten Belegschaft spielt auch beim IAV Wisdom Bot Vertrauen eine zentrale Rolle. User:innen können selbst entscheiden, welche persönlichen Daten sie für Anfragen nutzen möchten. Ein Rollen- und Rechtemanagement stellt sicher, dass sowohl der Datenschutz der Mitarbeitenden als auch der Kunden von IAV gewahrt bleibt. Über eine Online-Plattform können sich User aktiv an der Weiterentwicklung beteiligen, eigene Ideen einbringen oder Kritik äußern.

Skalierbares Betriebsmodell und moderne Datentechnologie

Die Umsetzung des IAV Wisdom Bots war eine Herausforderung, die das Projektteam durch interdisziplinäre Zusammenarbeit gemeistert hat. Technologisch wurde die Idee im Projektgeschäft geboren, wo erste Architekturen entwickelt wurden, um Large Language Models (LLMs), RAG und Agentensysteme zu integrieren. Die interne IT richtete den Fokus auf ein skalierbares Betriebsmodell und die Einbindung in das bestehende IT-Ökosystem. „Heute arbeiten wir in einem laufenden Team mit einer Feature-Roadmap für die kommenden Monate“, erläutert Robert Mayer.

Zahlen, Daten und Fakten

Der Dienst wird täglich von mehr als 1.000 Mitarbeitenden genutzt und beantwortet wöchentlich etwa 40.000 Anfragen. Besonders häufig werden Informationen aus Sharepoint, Confluence und dem Intranet abgerufen. Die Hauptnutzungszeit liegt zwischen 8 und 18 Uhr, mit einem Spitzenwert um die Mittagszeit.

Fazit

Der IAV Wisdom Bot macht moderne GenAI-Technologie im Unternehmen für alle greifbar und erlebbar. Dafür musste das Projektteam technologisch, rechtlich und prozessual innovativ agieren.

„Motiviert durch unseren Erfolg haben wir uns als Firma bewusst dazu entschieden, das Projekt kontinuierlich weiterzuentwickeln“, sagt Robert Mayer.

Die Verbindung zum IAV-Kulturprogramm „Hi AI“ schätzen die Mitarbeitenden als sehr gelungen. Daneben erhält das Projektteam in zahlreichen Digitalisierungsveranstaltungen ein breites Spektrum an Feedback, von Begeisterung bis hin zu Skepsis gegenüber KI. 
„Unser IT-Service spielt dabei eine zentrale Rolle, indem er durch konkrete Erfahrungen hilft, die emotionale Komponente aufzufangen“, sagt Robert Mayer.

Eine dieser Erfahrungen wollen wir auch ehrlich zugeben: Teile dieses Textes wurden mithilfe unseres IAV Wisdom Bots erstellt.