Unser Compliance-Ansatz fußt dabei auf einer dezidierten Analyse von Compliance-Risiken. D.h. wir identifizieren zunächst potenzielle Auslöser für Regelverstöße und richten unser Compliance-System dann so aus, dass diese bestmöglich adressiert werden.

Basierend auf nationalen und internationalen Standards durchlaufen wir dabei die drei Ebenen Prävention, Detektion und Reaktion:

Prävention

Um Regelverstöße präventiv zu verhindern, haben wir diverse Maßnahmen implementiert. Unser Code of Conduct setzt einen Rahmen anhand dessen alle Mitarbeiter weltweit nach einheitlichen gesetzlichen und ethischen Maßstäben entscheiden und handeln. Dies erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern. Unsere Erwartungshaltung haben wir in unserem Supplier Code of Conduct konkretisiert.

Unser Code of Conduct wird durch unsere Compliance-Richtlinien ergänzt. Sie nehmen gesetzliche Vorgaben und ethische Maßstäbe auf und sind für alle unsere Mitarbeiter verbindlich.

Unser Compliance-Helpdesk steht unseren Mitarbeitern und Führungskräften beratend zur Seite. Über regelmäßige fachspezifische Trainings und Kommunikation fördern wir Regelkonformität kontinuierlich. So halten wir eine gelebte Compliance- und Integritäts-Kultur bei IAV fest verankert. Erfordernis und Wirksamkeit unserer Maßnahmen und Kontrollmechanismen prüfen wir im Rahmen unserer regelmäßigen Compliance-Risk-Assessments. Dabei streben wir nach stetiger Verbesserung.

Detektion

Prävention soll vor Haftung schützen. Regelverstöße und Fehlverhalten können erhebliche Risiken bergen – für IAV aber möglicherweise auch für unsere Kunden und Geschäftspartner. Mit unserem Hinweisgebersystem ermöglichen wir unseren Mitarbeitern als auch Externen anonym einen Hinweis auf einen potenziellen Regelverstoß in zahlreichen Sprachen und 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr abzugeben.

IAVs Steuerungsrahmen und Kontrollmechanismen – vom Risikomanagement, über unser Internes Kontrollsystem bis hin zur Internen Revision – unterstützen die Compliance-Organisation über die dort implementieren Risiko- und Kontrollmaßnahmen in der Mitigation von Compliance-Risiken.

Reaktion

Wenn wir Hinweise auf Regelverstöße erhalten, prüfen wir diese professionell und unabhängig und leiten unmittelbar notwendige Maßnahmen ein. Entdeckte Schwachstellen im Compliance-Programm werden geschlossen. Eine angemessene Root Cause Analyse führt zu Erkenntnissen, die uns als Unternehmen zu einer Bewertung und Ableitung der richtigen Maßnahmen bringt. Damit stärken wir unseren gesamten Steuerungs- und Kontrollrahmen bei IAV und gewinnen weitere Erkenntnisse für die Risikoanalyse.

Compliance-Aktivitäten bei IAV umfassen sowohl Corporate-Compliance-Themen wie auch Technische-Compliance-Themen. Schwerpunkte der Aktivitäten sind:

• die Achtung und Wahrung von Menschenrechten,
• der Ausschluss von Diskriminierungen,
• die Einhaltung von Antikorruptionsvorgaben und die Vermeidung von Interessenskonflikten,
• die Einhaltung gewerblicher Schutzrechte,
• der Schutz von Unternehmenseigentum,
• die Einhaltung von Wettbewerbs- und Kartellrechtsvorgaben,
• der Schutz von Know-how,
• die Wahrung von Produktsicherheit und Qualitätssicherung,
• die Übereinstimmung mit gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben bei Forschung und Entwicklung,
• der Einsatz für Nachhaltigkeit und Umweltschutz.

Compliance ist bei IAV Chefsache. Der Chief Compliance Officer (CCO) berichtet direkt an unseren CEO. Dabei wird er durch ein Team unterstützt, das sich zentral unter einem Compliance Officer (Corporate Compliance) und einem Lead Coordinator tCompliance (Technische Compliance) einordnet. Über dezentrale, weltweite Ansprechpartner vor Ort in der gesamten IAV-Gruppe stellen wir eine zielgruppengerechte Beratung sicher.

Als Entwicklungspartner von Zukunftstechnologien kommt unserer Integrität, Fairness und Unabhängigkeit eine herausragende Bedeutung zu. Wir verhalten uns verantwortungsvoll gegenüber unseren Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern und sind achtsam im Umgang mit Natur und Ressourcen.

Code of Conduct Deutsch (PDF, 2 MB)

Ergänzt wird der Code of Conduct durch interne Compliance-Richtlinien, Prozesse und Vorgaben.

Faires, redliches und integres Handeln sind die Grundpfeiler für unsere Arbeit bei IAV. Und genau das erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern. Diese Erwartungshaltung ist detailliert in unserem IAV Supplier Code of Conduct festgehalten, der für alle unsere Geschäftspartner bindend ist.

Der IAV Supplier Code of Conduct bildet die Grundlage für eine verlässliche Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartnern. Er stützt sich auf unsere Werte und Verhaltensregeln und fordert die Einhaltung von verantwortungsvollen Beschaffungsgrundsätzen und die Anwendung der gleichen sozialen und rechtlichen Standards, wie wir sie bei uns umsetzen.

Die Beachtung unseres IAV Supplier Code of Conduct ist eine zwingende Voraussetzung für eine dauerhafte positive Geschäftsbeziehung mit IAV. Mehr noch: Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie sicherstellen, dass auch ihre Lieferanten und die mit ihnen verbundenen Unternehmen die in diesem Verhaltenskodex gesetzten Standards einhalten.

Supplier Code of Conduct deutsch (PDF, 2 MB)

Unser Selbstbekenntnis

Mit über 40 Jahren Erfahrung und dem unveränderten Mut und Willen, Dinge zu bewegen, vereinen wir das Beste aus den Welten der Automobilindustrie, IT, Hardware und Software sowie der Produkt- und Dienstleistungsbranche. Durch unsere erstklassige technische Ausstattung und das Engagement unserer hoch spezialisierten und motivierten Mitarbeiter begleiten wir unsere Kunden bei der Umsetzung ihrer Projekte - von der Konzeptphase bis zur Serienproduktion.

Unser Ziel: Die Mobilität von heute und morgen nachhaltig verbessern.

Für uns und zukünftige Generationen wollen wir dazu beitragen, die Lebensbedingungen auf unserer Erde zu verbessern. Als international tätiges Unternehmen streben wir nach nachhaltigem Wachstum, das auf verantwortungsvoller Wertschöpfung basiert. Die Achtung der Menschenrechte und das Wohlergehen unserer Mitarbeitenden sind dabei unverzichtbare Werte und für uns nicht verhandelbar.

Ergänzend zu unserem Verhaltenskodex sowie unserem Verhaltenskodex für Geschäftspartner, die unsere Prinzipien für regelkonformes Verhalten festlegen, bekennen wir uns in dieser Grundsatzerklärung zur Achtung und Einhaltung der Menschenrechte und zum Schutz der Umwelt sowie der natürlichen Ressourcen. Dies gilt sowohl für unsere eigenen Geschäftstätigkeiten ebenso wie für unsere globalen Liefer- und Wertschöpfungsketten.

Unsere Handlungen basieren auf den folgenden internationalen Standards:

• Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen (UN),
• Zehn Prinzipien des UN Global Compact,
• Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO),
• UN Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte (UN Guiding Principles on Business and Human Rights).
   

Unser Ansatz zur Umsetzung der Sorgfaltspflichten zum Schutz von Menschenrechten und der Umwelt

Diese Grundsatzerklärung zu Menschenrechten ergänzt unseren Verhaltenskodex sowie unseren Verhaltenskodex für Geschäftspartner. Gemeinsam bilden sie die Grundlage für verantwortungsbewusstes und werteorientiertes Handeln bei IAV.  Als Entwicklungspartner von Zukunftstechnologien haben Integrität, Fairness und Unabhängigkeit für uns eine herausragende Bedeutung.

Daher liegen uns folgende Menschenrechte und Umweltbelange besonders am Herzen:

Arbeitsbedingungen 

Die Menschen in unserem Unternehmen sind der Schlüssel zu unserem Erfolg. Wir schaffen faire Arbeitsbedingungen und achten darauf, dass diese eingehalten werden. Dies umfasst insbesondere eine angemessene Entlohnung, Sozialleistungen, die Einhaltung von Arbeitszeiten und den Schutz der Privatsphäre unserer Mitarbeitenden.

Vereinigungsfreiheit

Es ist für uns eine Selbstverständlichkeit, dass unsere Mitarbeitenden die Möglichkeit nutzen, ihre Interessen über die von ihnen gewählten Arbeitnehmervertretungen wahrzunehmen. Die Unternehmensleitung und die Führungskräfte pflegen mit Arbeitnehmervertretungen eine offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit und einen konstruktiven Dialog.

So ist insbesondere die IAV GmbH, unsere größte Gesellschaft mit Geschäftssitz in Deutschland, ein tarifgebundenes Unternehmen und arbeitet sozialpartnerschaftlich mit der IG Metall zusammen.

Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz

Wir schützen das Recht eines jeden Mitarbeitenden auf ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld.  Hierzu haben wir in unserer gruppenweit geltenden Richtline Arbeits- und Gesundheitsschutz Standards und Vorgaben definiert. Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsrisiken beugen wir durch Schulungen sowie durch sicherheitstechnische und arbeitsmedizinische Maßnahmen vor (z. B. der sichere Umgang mit technischen Anlagen).

Chancengleichheit und Respekt

Wir fördern einen wertschätzenden Umgang miteinander sowie die Offenheit für Menschen verschiedener Länder und Kulturen. Von Diskriminierungen distanzieren wir uns in aller Deutlichkeit, insbesondere aufgrund von Herkunft, Nationalität, Geschlecht, sexueller Orientierung, Hautfarbe, Behinderung oder religiösen Anschauungen. Wir bieten allen die gleichen Chancen.

Darüber hinaus verpflichten wir uns sowohl im eigenen Geschäftsbereich als auch in der Wertschöpfungskette, gegen jede Form von Kinderarbeit, Sklaverei und Zwangsarbeit vorzugehen.

Umweltschutz

Als Dienstleistungsunternehmen verpflichten wir uns zum Schutz der Umwelt. Insbesondere der schonende, effiziente und möglichst verschwendungsfreie Umgang mit Ressourcen und die Vermeidung von unnötigen Umweltbelastungen stehen dabei im Vordergrund unserer Bestrebungen. Hierbei streben wir an, CO2-Emissionen und andere klimaschädliche Gase SBTi-konform zu senken, erneuerbare Energien zu nutzen, Energieeffizienz zu steigern, Ressourceneinsparungen zu identifizieren, Gefahrstoffe zu minimieren und Abfälle zu vermeiden bzw. zu verwerten.

Unser Risikomanagement

Die Geschäftsführung ist verantwortlich für die Achtung der Menschenrechte und Umweltbellange in unseren Geschäftsaktivitäten und Lieferketten. Innerhalb der IAV Gruppe haben wir daher klare Verantwortlichkeiten, insbesondere in den Bereichen Compliance, Nachhaltigkeit und in der Beschaffung festgelegt, um alle menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten zu erfüllen, zu koordinieren und deren Wirksamkeit zu überwachen. Unterstützt wird die Geschäftsführung hierbei durch die Menschenrechtsbeauftragte der IAV. Diese informiert die Geschäftsführung in regelmäßigen Abständen zum aktuellen Stand.

Risikoanalyse und Wirksamkeitskontrolle

Wir überprüfen und bewerten jährlich und anlasslos unsere Lieferanten nach Waren- und Ländergruppen sowie unseren eigenen Geschäftsbereich auf spezifische Risiken. Bei entsprechenden Hinweisen auf etwaige Verletzungen oder veränderte Umstände wird die Risikoanalyse anlassbezogen erneut durchgeführt.

Als internationaler Entwicklungsdienstleister haben wir grundsätzlich keine erhöhten Risiken identifiziert. Auch bei der Beschaffung von Gebrauchsgütern ergaben sich keine erhöhten Risiken für die Verletzung von Menschenrechten oder Umweltbelangen. Mindestens einmal jährlich und bei Bedarf wird zudem die Wirksamkeit aller Prozesse zur Erfüllung unserer Sorgfaltspflichten zum Schutz der Menschenrechte und Umweltbelange überprüft, um nachteilige Auswirkungen zu erkennen, zu verhindern, zu beheben oder zu mindern.

Präventionsmaßnahmen

Wir haben die Bewertung von Menschenrechts- und Umweltrisiken systematisch in unsere relevanten Entscheidungsprozesse, insbesondere bei der Beschaffung integriert. Die Auswahl unserer Präventionsmaßnahmen orientiert sich dabei an Länderkriterien und Branchenzugehörigkeit. Zudem unterscheiden wir, ob die gelieferten Leistungen in unsere eigenen Produkte oder Entwicklungsdienstleistungen einfließen. Unsere Präventionsmaßnahmen enthalten u.a. folgende Elemente:

• Vertragliche Einbeziehung von Compliance Klauseln
• Erfordernis des Vorhaltens eines eigenen Verhaltenskodex bzw. die Anerkennung des IAV Verhaltenskodex für Geschäftspartner
• Auditrechte- und Zertifizierungsverpflichtungen

Beschwerdeverfahren und Abhilfemaßnahmen

Bei Verdachtsfällen oder Beschwerden, insbesondere auch in Bezug auf mögliche Verletzungen von Menschenrechten, stehen unseren Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und weiteren Stakeholdern unterschiedliche Kanäle zur Verfügung. Diese finden sich auf unserer Webseite und in unserem IAV Intranet. Hinweisgeber können ihre Hinweise, auf Wunsch auch anonym, über unser Hinweisgebersystem SpeakUp oder aber auch direkt an unsere Mitarbeitenden der Compliance telefonisch, via E-Mail oder schriftlich melden.

Damit stellen wir sicher, dass uns jeder – unabhängig von seiner vertraglichen oder geschäftlichen Beziehung mit IAV – sein Anliegen mitteilen kann. Alle Hinweise werden vertraulich behandelt und nachverfolgt.

Sollte die Überprüfung ergeben, dass IAV direkt oder indirekt einen Verstoß verursacht oder dazu beigetragen hat, leiten wir umgehend alle erforderlichen Maßnahmen zur Abhilfe ein.

Wenn wir Kenntnis von einem entsprechenden Verstoß bei einem unserer Geschäftspartner erhalten, fordern wir diesen auf, auch seinerseits umgehend aktiv zu werden und die Verletzung zu beenden. Dies wird von IAV entsprechend nachgehalten.

Bei Bedarf unterstützen wir unsere Partner beim Umgang mit einem solchen Verstoß, Wir behalten uns gleichzeitig das Recht vor, bei schwerwiegenden Menschenrechtsverletzungen die Geschäftsbeziehung mit sofortiger Wirkung zu beenden.

Über die Aktivitäten zur Achtung und Förderung der Menschenrechte informieren wir jährlich auf unserer Webseite.

Unsere Erwartungshaltung an Mitarbeitende und Geschäftspartner

Die Achtung der Menschenrechte ist für IAV die Basis für ein verantwortungsvolles Zusammenarbeiten. Wir behandeln alle Menschen mit Respekt und Fairness und fordern eine solche Haltung auch von Geschäftspartner.

Daher erwarten wir, dass unsere Geschäftspartner Strukturen vorhalten, um Menschenrechtsverletzungen zu verhindern und bei Verstößen diesen unmittelbar abzuhelfen. In diesem Sinne sollen sie auch auf ihre eigenen Geschäftspartner entlang der Wertschöpfungskette einwirken.

Berlin, Oktober 2024

Jörg Astalosch
CEO

Martin Mahlke
CFO

Jens Pfitzinger
CHRO

Jörn Klenner
Gesamtbetriebsratsvorsitzender

Jens Hinze
stellv. Gesamtbetriebsratsvorsitzender

Wir vertrauen unseren Mitarbeitenden und Geschäftspartnern. Gleichzeitig sind wir uns dessen bewusst, dass es vereinzelt Situationen geben kann, in denen gegen geltendes Recht verstoßen wird und daraus erhebliche Risiken resultieren – für IAV, aber möglicherweise auch für unsere Geschäftspartner. Deshalb schätzen wir jede Meldung, die nach bestem Wissen und Gewissen erfolgt und uns dabei hilft, wesentliche Rechtsverstöße aufzuklären und – soweit möglich – abzustellen.

Verantwortliche Stelle

Unser Untersuchungsteam bei IAV ist speziell für die Bearbeitung eingehender Meldungen, die Kommunikation mit Hinweisgebern und die Durchführung interner Ermittlungen geschult. Es bewertet eingehende Meldungen unparteiisch, beachtet höchste Vertraulichkeitsstandards und handelt in seiner Entscheidungsfindung unabhängig. Das Team berichtet direkt an den Chief Compliance Officer.

Meldekanäle

Alle Kontaktdaten finden Sie über den Link unten auf dieser Seite.

Für die Abgabe von Hinweisen/Meldungen stehen Ihnen die folgenden Meldekanäle zur Verfügung:

• Speakup (sowohl schriftlich als auch fernmündlich)
• E-Mail
• Vor Ort (nach Abstimmung)

Zur Vereinbarung eines vor Ort-Termins wenden Sie sich bitte direkt an unsere Compliance Organisation.

Hinweis: Bei der anonymen Nutzung des elektronischen Hinweisgeberportals SpeakUp notieren Sie sich bitte die im Verlauf angegebene „Fallnummer“. Anderenfalls ist es uns aufgrund Ihrer Anonymität nicht mehr möglich, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Anwendungsbereich

Über die oben genannten Kanäle nehmen wir insbesondere Hinweise auf (schwerwiegende) Regelverstöße im Geschäftsumfeld von IAV entgegen. Diese liegen vor allem dann vor, wenn Sachverhalte einen Bezug zu folgenden Themen aufweisen:

• Wirtschafts-, Korruptions- und Steuerstraftaten,
• Umweltstraftaten,
• Menschenrechtsverletzungen,
• Kartellrechtsverletzungen,
• Straftaten der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
• Verstöße gegen Produktsicherheitsvorschriften, die zu einer Verletzung von Rechtsgütern führen können,
• Verstöße gegen Zulassungsvorschriften,
• Verstöße gegen das Datenschutzrecht.
   

Fristen, Dauer und Ablauf des Verfahrens

Sie erhalten spätestens innerhalb von sieben Tagen nach Abgabe Ihrer Meldung eine Eingangsbestätigung, sofern diese nicht im Rahmen eines persönlichen Gespräches abgegeben worden ist.

Um ein besseres Verständnis des Sachverhaltes zu gewinnen, kann es erforderlich sein, dass sich unsere Compliance Organisation an Sie wendet, um etwaige Rückfragen zu stellen oder aber auch weitergehende Unterlagen anzufordern. Bitte beachten Sie, dass bei anonymen Meldungen eine Kommunikation nur über das Portal SpeakUp und der entsprechenden Fallnummer möglich ist.

Die Bearbeitung eingehender Meldungen erfolgt stets in einem dem Sachverhalt angemessenen Zeitraum.

Sie werden grundsätzlich innerhalb von drei Monaten über das Ergebnis der Sachverhaltsaufklärung sowie die im jeweiligen Einzelfall erforderlichen Abhilfemaßnahmen informiert. Bei besonders komplexen Sachverhalten kann es im Ausnahmefall auch länger dauern. Hierüber informieren wir Sie selbstverständlich und teilen Ihnen mit, bis wann Sie mit dem Abschluss der Sachverhaltsaufklärung und -bearbeitung rechnen können.

Sofern Ihr Anliegen keinen (ausreichenden) Bezug zu IAV hat, unterstützen wir Sie dabei, Ihr Anliegen an die richtige Meldestelle zu adressieren.

Schutz vor Repressalien und Benachteiligung

IAV gewährt Hinweisgebern einen umfassenden Schutz vor Repressalien. Sollte es trotz der dahingehenden Präventionsmaßnahmen in Einzelfällen zu Benachteiligungen aufgrund der Abgabe eines Hinweises kommen, werden die für die Benachteiligung verantwortlichen Personen entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen sanktioniert. Einschränkungen kann der Hinweisgeberschutz jedoch dann erfahren, wenn Hinweisgeber wissend- und willentlich falsche Angaben machen. Sodann kommen auch mögliche Schadensersatzansprüche gegen Hinweisgeber in Betracht.

Vertraulichkeit

IAV behandelt alle vorgebrachten Informationen und Angaben vertraulich. So wird insbesondere auch bei der Sachverhaltsaufklärung darauf geachtet, dass keine Rückschlüsse auf Ihre Identität gezogen werden können.

Sollte zur Sachverhaltsaufklärung die Offenlegung Ihrer Identität gegenüber weiteren Stellen notwendig sein, holt die Compliance Organisation hierfür entsprechend der gesetzlichen Vorgaben vorab Ihre Zustimmung ein.

Technische Risiken im Entwicklungsprozess begegnen wir mit unserer Technischen Compliance. Indem wir im Projektverlauf Compliance-relevante Arbeitsschritte von unseren Mitarbeitern konkret einfordern, tragen wir zu maximaler Transparenz und Regelkonformität bei.

Zur Unterstützung gibt es bei IAV quer durch all unsere technischen Bereiche ein Netzwerk an Experten, das Führungskräften und Mitarbeitern bei Fragen zur Technischen Compliance zur Verfügung steht. Das Netzwerk setzt sich aus Mitarbeitern verschiedener Fachbereiche zusammen. Hiermit stellen wir eine optimale Beratung und Unterstützung unserer technischen Einheiten sicher.

Unsere Experten der Technischen Compliance sind insbesondere in folgende Themengebieten aktiv:

• Produktsicherheit
• Qualitätssicherung
• Forschung und Entwicklung
• Nachhaltigkeit und Umweltschutz

Bei komplexen Fragestellungen können unsere Mitarbeiter über einen definierten Eskalationsprozess weitere Experten-Gremien einbinden. So tragen wir ergänzend dafür Sorge, dass interdisziplinär alle relevanten Kriterien bei einer Entscheidungsfindung berücksichtigt werden – auch dort wo wir gemeinsam mit unseren Kunden technologisches Neuland betreten und noch keine oder keine expliziten gesetzlichen Regelungen existieren.

Kunden bieten wir mit unserer Technischen Compliance die Sicherheit, dass alle unsere Leistungen geltenden Gesetzen und Regularien folgen.

IAV-Nachhaltigkeitsbericht 2023

IAV-Bericht zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (2023)

DICO Deutsches Institut für Compliance e.V.

https://www.dico-ev.de/

BCM Berufsverband der Compliance Manager

https://www.bvdcm.de/

Wir haben unsere internen Vorgaben zum Umgang mit Geschenken und Einladungen überarbeitet und bitten unsere Kunden und Partner, darauf zu verzichten, unseren Mitarbeitern Geschenke zukommen zu lassen. Dies gilt insbesondere für Geschenke im Rahmen von Geschäftstransaktionen oder zu persönlichen Anlässen oder religiösen oder nationalen Feiertagen wie z.B. Weihnachten und Neujahr.

Wir möchten auch, dass keine Präsente an Privatadressen verschickt werden und schätzen es sehr, wenn unsere Kunden und Partner dafür Sorge tragen, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht in die Verlegenheit kommen, Geschenke ablehnen, zurückweisen oder zurück schicken zu müssen.

Dies ist für uns ein weiterer wichtiger Schritt zur Stärkung und Absicherung unseres Compliance Anspruchs. Gute Geschäftsbeziehungen basieren für uns auf gegenseitigem Vertrauen und Respekt und bedürfen keiner Geschenke.

Wir danken unseren Geschäftspartnern für ihr Verständnis.